6 façons de gagner du temps avec Automator sur Mac

Si vous passez beaucoup de temps à faire des choses comme diviser des fichiers PDF, convertir des images ou créer des fichiers ZIP, il existe une façon d'accélérer chaque processus. En utilisant Automator sur Mac, vous pouvez configurer des automatisations qui vous font gagner du temps.

Utiliser Automator sur Mac

Pour chacun des processus ci-dessous, vous créerez un nouveau document dans Automator. Aux fins de ce tutoriel, nous allons créer soit une application soit une action rapide.

Pour commencer, ouvrez Automator depuis le Finder > Aller > Applications. Sélectionnez "Nouveau Document" puis choisissez "Application" ou "Action rapide" selon l'automatisation que vous prévoyez de mettre en place et cliquez sur "Choisir."

Ensuite, sélectionnez « Actions » en haut à gauche et développez la Bibliothèque en dessous si nécessaire.

Suivez les étapes restantes pour créer chaque automatisation comme décrit ci-dessous. Ensuite, enregistrez l'automatisation en utilisant Fichier > Enregistrer dans la barre de menus. Donnez-lui un nom, choisissez éventuellement un emplacement spécifique, et cliquez sur "Enregistrer."

1. Diviser des PDF

Lorsque vous recevez des documents PDF longs, vous pourriez avoir besoin de les diviser en fichiers séparés. Avec Automator, vous pouvez diviser un document et recevoir un fichier différent pour chaque page.

Pour cela, nous allons créer une application dans Automator qui nous permettra de faire glisser et déposer notre fichier dedans. Sélectionnez « PDFs » dans la bibliothèque, puis faites glisser « Diviser PDF » dans la fenêtre du flux de travail à droite.

Dans la boîte d'action Diviser le PDF, choisissez le dossier où vous souhaitez enregistrer les fichiers divisés. Ensuite, choisissez le nom du fichier de sortie. Vous pouvez le laisser identique à l'entrée ou entrer un nom personnalisé. Cochez optionnellement la case pour remplacer les fichiers existants.

Enregistrez l'application en utilisant le menu Fichier comme décrit précédemment. Pour diviser un PDF, il suffit de le faire glisser dans l'application ou sur son icône.

Vous verrez alors chacune de vos pages comme des fichiers séparés.

2. Filigrane des fichiers PDF

Une autre tâche que vous pouvez effectuer avec des fichiers PDF est de les marquer d'un filigrane. Plutôt que de passer du temps à ajouter manuellement ce logo ou cette image, vous pouvez faire en sorte qu'Automator le fasse pour vous.

Pour cela, nous allons créer une action rapide dans Automator, mais vous pouvez créer une application si vous préférez. Sélectionnez « PDF » dans la bibliothèque, puis faites glisser « Ajouter un filigrane aux documents PDF » dans la fenêtre de flux de travail à droite.

Cliquez sur « Ajouter » pour sélectionner le filigrane d'image. Vous verrez ensuite un aperçu en bas où vous pourrez apporter des ajustements.

Vous pouvez placer le filigrane par-dessus ou en dessous du contenu du PDF, utiliser les champs X et Y pour un décalage, mettre à l'échelle le filigrane, l'incliner ou ajuster l'opacité.

Ensuite, vous pouvez choisir un emplacement pour placer le PDF avec filigrane ou l'ouvrir immédiatement avec une application sur votre Mac. Pour notre exemple, nous allons ajouter l'action d'ouvrir le fichier dans Aperçu.

Sélectionnez « Fichiers et Dossiers » dans la Bibliothèque et faites glisser Éléments du Finder ouverts en dessous de la boîte des filigranes dans le flux de travail. Choisissez une application dans la liste déroulante Ouvrir avec.

Enregistrez l'Action rapide en utilisant le menu Fichier, puis choisissez un PDF pour l'essayer. Cliquez avec le bouton droit sur le fichier et sélectionnez l'Action rapide ou utilisez Plus en dessous de l'aperçu à droite pour la choisir.

Vous devriez alors voir votre PDF estampillé s'ouvrir dans l'application que vous avez configurée.

3. Convertir des images

Une autre tâche fastidieuse avec laquelle Automator peut aider est de convertir des images d'un type de fichier à un autre. C'est pratique pour des lots d'images que vous devez changer de PNG à JPG ou vice versa, par exemple.

Pour ce processus, nous allons également utiliser une action rapide. Sélectionnez « Photos » dans la bibliothèque, puis faites glisser l'action Changer le type d'images vers la droite.

On vous demandera si vous souhaitez créer une copie de l'image avant de la convertir. Choisissez « Ajouter » pour le faire ou « Ne pas ajouter » pour continuer sans faire de copie de l'original.

Ensuite, sélectionnez le format de fichier dans lequel vous souhaitez convertir vos images dans la liste déroulante 'À Type'.

Enregistrez l'action rapide en utilisant le menu Fichier, puis essayez-la. Accédez à l'action et sélectionnez-la en cliquant avec le bouton droit sur un fichier ou en utilisant Plus en bas de l'aperçu à droite.

4. Modifier les images

Peut-être que vous devez souvent rogné des images à la même taille exacte. Vous pouvez le faire avec Automator en sélectionnant la taille que vous souhaitez utiliser à l'avance.

Nous utiliserons également une action rapide pour cela afin de pouvoir recadrer l'image d'un simple clic. Sélectionnez « Photos » dans la Bibliothèque et faites glisser Recadrer les images dans le flux de travail.

Tout comme pour la conversion d'images, on vous demandera si vous souhaitez conserver une copie de l'original. Choisissez « Ajouter » ou « Ne pas ajouter » selon votre préférence.

Utilisez la liste déroulante "À des dimensions" dans la boîte "Recadrer les images" pour choisir "Par pourcentages" ou "À des dimensions." Ensuite, saisissez les chiffres dans les champs Largeur et Hauteur.

Si vous choisissez Dimensions, vous avez également la possibilité de redimensionner l'image avant de la recadrer. Utilisez le menu déroulant Redimensionner avant de recadrer pour choisir une option si vous le souhaitez.

Enregistrez l'Action Rapide en utilisant le menu Fichier, puis sélectionnez une image dans le Finder que vous aimeriez recadrer. Faites un clic droit sur l'image ou utilisez Plus en dessous de l'Aperçu à droite et choisissez le nom de votre Action Rapide de recadrage.

5. Stockez des fichiers dans une archive ZIP

Vous pouvez facilement créer une archive (fichier ZIP) sur Mac en utilisant le menu des raccourcis. Mais lorsque vous le faites, cela place le fichier dans le dossier actuel. Peut-être que vous souhaitez compresser plusieurs fichiers et créer une archive ailleurs, comme dans un certain dossier sur votre Bureau. Vous pouvez configurer une action Automator pour cela en moins d'une minute.

Encore une fois, nous allons utiliser une action rapide pour ce processus. Sélectionnez « Fichiers et dossiers » dans la bibliothèque et faites glisser Créer une archive dans le flux de travail.

Vous pouvez attribuer un nom spécifique à la sortie ou laisser le nom par défaut qui est soit le même que le nom d'un fichier d'entrée unique, soit « Archive » pour plusieurs fichiers.

Ensuite, choisissez l'emplacement du dossier d'archive, comme Bureau, Images, Documents ou un autre dossier. Vous pouvez également cocher la case pour Ignorer les éléments illisibles.

Enregistrez l'Action rapide en utilisant le menu Fichier et vous êtes prêt à créer votre archive. Utilisez le menu contextuel en cliquant avec le bouton droit de la souris ou le menu Plus en dessous de l'Aperçu pour choisir votre action.

6. Démarrer une présentation Keynote

Bien que vous ne le pensiez peut-être pas, il faut quelques minutes pour préparer et démarrer un diaporama Keynote. Pour réduire ce temps, vous pouvez configurer une automatisation pour commencer une présentation à partir d'une diapositive spécifique en quelques secondes. C'est pratique si vous présentez souvent des diaporamas Keynote, surtout différents à divers publics.

Parce que le glisser-déposer fonctionne très bien pour les applications, nous allons utiliser ce type cette fois-ci. Sélectionnez "Présentations" dans la bibliothèque et faites glisser Démarrer diaporama Keynote vers la droite.

Choisissez un numéro de diapositive spécifique dans la boîte d'action Démarrer le diaporama Keynote. N'oubliez pas que chaque présentation commencera avec cette diapositive. Si vous souhaitez simplement commencer par le début, entrez un 1 dans la boîte Numéro de diapositive de départ.

Enregistrez l'application en utilisant le menu Fichier, puis testez-la. D'abord, ouvrez un fichier dans Keynote. Ce n'est pas nécessaire que ce soit le diaporama que vous souhaitez présenter; cela peut être n'importe quel fichier Keynote. Ensuite, faites glisser la présentation que vous souhaitez commencer dans l'application ou sur son icône.

Vous devriez alors voir votre présentation commencer immédiatement avec le numéro de diapositive que vous avez configuré.

Automator sur Mac est un outil formidable pour automatiser des tâches fastidieuses afin que vous puissiez passer plus de temps sur d'autres. Pour d'autres façons de l'utiliser, jetez un coup d'œil à la manière de redimensionner des images ou comment quitter des applications en utilisant les actions d'Automator.